Peter Drucker dalam The Effective Executive mengatakan:

Rapat diselenggarakan karena orang-orang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-beda harus bekerjasama untuk melaksanakan tugas khusus. Rapat diselenggarakan karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidak terdapat di dalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang.

Rapat diselenggarakan untuk tujuan tertentu yang menentukan bentuk rapat. Lebih dari itu, interaksi dan proses yang terjadi dalam rapat—dinamika rapat—juga berpengaruh pada hasil rapat. Keberhasilan suatu rapat tidak hanya ditentukan oleh tujuan, tetapi juga oleh cara kelompok peserta melakukan pendekatan terhadap fungsinya.

Fase-fase penting dalam rapat:

a. Fase Orientasi. Pada fase ini anggota rapat berusaha saling mengetahui pendapat yang muncul diantara mereka sehingga timbul kesepakatan alasan untuk menyelenggarakan rapat. Pada fase ini yang harus dilakukan oleh peserta rapat adalah: MENYIMAK. Karena seringkali peserta sibuk dengan either: MENGHAFAL pendapat sendiri, MENGANALISA pendapat yang akan diungkapkan, atau malah TIDAK FOKUS kepada rapat itu sendiri. Tindakan MENYIMAK adalah baik untuk mengenali pendapat masing-masing. Tindakan ini justru dapat: mengetahui KELEMAHAN-KELEMAHAN pendapat yang mungkin tidak berguna untuk tujuan rapat diselenggarakan.
b. Fase Konflik. Pada fase ini para peserta mulai membicarakan posisi mereka terhadap permasalahan. Jika para peserta sudah mengajukan pertimbangan, saran menurut keahlian mereka, perbedaan pendapat merupakan bagian yang yang wajar terjadi. Intinya adalah mengutarakan semua opsi dan semua aspek pro dan kontra secara menyeluruh. Pada fase inilah solusi mulai diambil. Berhubungan erat dengan fase ini adalah: PERSIAPAN pre-meeting, yaitu mempersiapkan bahan-bahan yang mungkin berguna dalam menyelesaikan masalah, sehingga rapat tidak hambar, mentah dan tidak berbobot. Terlebih, jika peserta ingin menonjol dalam rapat ini, maka PERSIAPAN tersebut wajib dilakukan.
c. Fase Pengambilan Keputusan. Untuk mencapai suatu consensus, setiap peserta rapat harus mengesampingkan prasangka-prasangka pribadi dan menunjukkan rasa penghargaan pada pendapat orang lain.
d. Fase Perangkuman Solusi. Tindakan yang perlu dilakukan untuk mencapai solusi ditugaskan kepada peserta rapat sebagai pribadi, dan aturannya dibuat untuk menindaklanjuti tugas-tugas tersebut.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s